Quality Management Software für AVL
Wenn 400 QM-Prozesse in drei Monaten umziehen müssen
AVL suchte für die Weiterentwicklung seines Qualitätsmanagements nicht nur eine neue Software, sondern einen Partner mit echtem Prozess-Know-how.
AVL ist ein weltweit tätiges Unternehmen im Bereich Entwicklung, Simulation und Testen von Antriebssystemen und Antriebstechnologien mit Hauptsitz in Graz, Österreich. Mit tausenden Mitarbeitenden an internationalen Standorten zählt AVL zu den führenden Unternehmen seiner Branche.
Ein anstehender Systemwechsel im Qualitätsmanagement sowie das Ziel, die Lizenzkosten zu reduzieren, gaben den Anstoß, neue Softwarelösungen zu evaluieren. Dabei stand die Anforderung im Vordergrund, Prozessmanagement und Dokumentenmanagement künftig auf einer gemeinsamen Plattform abzubilden, inklusive digitaler Freigabeworkflows und durchgängiger Nachvollziehbarkeit gemäß ISO 9001. Im Altsystem waren bereits über 400 Prozesse als BPMN-Diagramme modelliert, die in die neue Umgebung überführt werden sollten.
Das Projekt im Überblick
Kunde: AVL List GmbH
Branche: Automotive
Hauptsitz: Graz, Österreich
Key Facts:
400+ Prozesse migriert
3 Monate Projektlaufzeit
6 Module eingeführt
283 aktive Nutzer
Warum JAWA und inforum?
AVL entschied sich für die inforum Management-Plattform von JAWA. Ausschlaggebend war nicht nur eine deutliche Einsparung bei den Lizenzkosten, sondern auch das Konzept einer modularen Plattform, die sich an bestehende Unternehmensprozesse anpasst und nicht umgekehrt. Für AVL bedeutete das konkret die Möglichkeit, Prozessmanagement, Dokumentenmanagement, 8D, Audit und Risikomanagement in einem einzigen System zu konsolidieren, ohne auf individuelle Workflows verzichten zu müssen.
Dabei bringt JAWA mehr mit als eine Softwarelösung. Das Team vereint technische Entwicklungskompetenz mit tiefem Prozesswissen im Qualitätsmanagement und fundierter Erfahrung in der Automobilindustrie. Die Implementierung von inforum wurde von JAWA fachlich begleitet, von der Anforderungsanalyse über die Prozessgestaltung bis zum Release.
Implementierte Module und technische Umsetzung
Im Rahmen des Projekts wurden bei AVL folgende inforum-Module eingeführt: Dokumentenmanagement, Prozessmanagement, 8D-Reporting, Audit, Risikomanagement sowie das Aktivitätenmanagement. Ein zentraler Bestandteil der Implementierung war die
Anpassung der Plattform an den bestehenden AVL-Workflow. Der Freigabeprozess für Dokumente und Prozesse wurde individuell in inforum abgebildet, von der Erstellung über die Prüfung bis zur finalen Freigabe. Auf technischer Seite wurde eine Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur realisiert. Die Benutzerauthentifizierung erfolgt über SAML via Windows-Login, die Benutzerverwaltung über
eine Azure Active Directory-Anbindung mit SCIM-Schnittstelle. Benutzer und Berechtigungen werden so automatisch aus Azure AD in inforum übernommen.
Eine der zentralen technischen Herausforderungen des Projekts war die Migration der bestehenden Prozessdokumentation. Über 400 Prozessdiagramme, im Altsystem als BPMN Dateien modelliert, wurden automatisiert in inforum überführt. Ohne diesen Import hätten alle Prozesse manuell neu modelliert werden müssen, ein erheblicher Mehraufwand, der durch die Importfunktion vermieden wurde.
Die Einführung wurde durch modulspezifische Schulungen je nach Funktionsbereich und Nutzergruppe begleitet. Vor der finalen Abnahme wurde ein Penetrationstest durchgeführt, den AVL auch im laufenden Betrieb regelmäßig wiederholen wird. Aktuell arbeiten 283 Nutzerinnen und Nutzer aus dem Qualitätsmanagement mit der Plattform.
Kundenperspektive
3 Fragen an CIO Gunther Glawar und Katharina Tatra, Senior Specialist Process Information Technology bei AVL List GmbH.
Was läuft seit der Einführung von inforum konkret besser als vorher?
Seit der Einführung von inforum sind alle relevanten Inhalte zentral an einem Ort verfügbar. Prozessmodell, Prozessbeschreibung und künftig auch die Dokumentenlenkung werden in einem System gebündelt, anstatt wie zuvor auf mehrere Tools verteilt zu sein.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit dem JAWA-Team erlebt?
Die Zusammenarbeit mit dem JAWA-Team war sehr gut und geprägt von einem kollegialen Austausch. Besonders hervorzuheben sind die kurzen Reaktionszeiten sowie das große Entgegenkommen bei der Umsetzung der vereinbarten Inhalte aus dem Pflichtenheft und zusätzlicher Anpassungen an unsere Anforderungen. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis ist sehr fair. Das vorhandene Prozessverständnis ist solide, und ein gutes Verständnis für die jeweiligen Herausforderungen war jederzeit gegeben.
Würden Sie inforum weiterempfehlen?
Ja, ich würde inforum weiterempfehlen, da das Team kompetent, schnell und sehr kundenorientiert arbeitet und dabei ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Ergebnisse und Ausblick
Mit der Einführung von inforum hat AVL im Qualitätsmanagement eine durchgängig digitale und transparente Arbeitsweise etabliert. Freigaben laufen vollständig über die Plattform, von der Erstellung bis zur Genehmigung nachvollziehbar und ohne lokale Zwischenschritte. Die zentrale Dokumentenablage ersetzt verteilte, lokale Datenhaltung. Durch den BPMN-Import blieb der gesamte Prozess-Wissensbestand erhalten. Gemeinsam mit dem ISO 9001-konformen Prozess-und Dokumentenmanagement ist AVL nun jederzeit audit-ready.
Die Einführung von inforum bei AVL ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern der Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung. In einem nächsten Schritt ist geplant, noch nicht modellierte Prozesse mithilfe von KI-gestützter Prozessmodellierung in inforum abzubilden.
Qualitätsmanagement mit inforum
Durchgängiges Qualitätsmanagement stellt hohe Anforderungen an eine Softwarelösung: Prozesse müssen modelliert, Dokumente gelenkt und Audits jederzeit nachvollziehbar sein, häufig über mehrere Systeme hinweg. inforum konsolidiert diese Anforderungen auf einer modularen Plattform, die sich an bestehende Unternehmensprozesse anpasst.
Mit langjähriger Projekterfahrung in der Automobilindustrie begleitet JAWA die Einführung fachlich, von der Anforderungsanalyse bis zum Go-live.