Software für Prozessmanagement & Dokumentenlenkung
inforum führt Prozesse und mitgeltende Dokumente auf einer Datenbasis: Prozesslandkarte, BPMN-Diagramm, Turtle-Darstellung, RASIC und KPIs entstehen aus denselben Daten, aus denen auch Anweisungen und Vorlagen gelenkt werden. Zweistufige Freigabe und Lesebestätigung machen jede Version nachweisbar, konform zu ISO 9001, IATF 16949 und VDA 6.3.
Ein Regelwerk für Prozesse und Dokumente
Ein Managementsystem wird an seiner Lenkung gemessen. ISO 9001 fordert beschriebene Prozesse mit Verantwortlichkeiten, Wechselwirkungen und Kennzahlen sowie dokumentierte Information mit geregelter Freigabe. IATF 16949 und die VDA-Regelwerke verschärfen die Nachweispflicht bis auf die einzelne Arbeitsanweisung.
Das Modul Prozesse und Dokumente bildet beides in einer Struktur ab. Die Prozesslandkarte gliedert Management-, Kern- und Supportprozesse, jeder Prozess trägt Eigner, Geltungsbereich und Schritte mit Input, Output und RASIC-Zuordnung. Das BPMN-Diagramm entsteht im System, die Turtle-Darstellung aus den erfassten Daten. Kennzahlen mit Zielwert hängen am Prozess.
Anweisungen, Leitfäden und Formulare laufen in derselben Lenkung, mit Dokumentenart, Informationsschutzklasse und Verbindlichkeit von der Empfehlung bis zur Unterschriftspflicht. Vorlagen sind versioniert und nach der Freigabe gesperrt.
Prozess und Dokument durchlaufen eine inhaltliche und eine formale Stufe, erst danach ist die Version gültig. Die Kenntnisnahme ist je Person, Version und Zeitpunkt belegt. Der Normbezug zeigt in beide Richtungen, welche Anforderung ein Prozess erfüllt und welches Kapitel offen ist. Über die Verbindung zu Risikomanagement und Audit stehen Prozessdaten dort zur Verfügung, wo sie geprüft werden.
Das Modul Prozesse & Dokumente im Überblick
- Prozesslandkarte und Prozessstruktur
Management-, Kern- und Supportprozesse liegen als grafische Landkarte vor, jeder Eintrag direkt anspringbar. Prozesse werden hierarchisch gegliedert und tragen Eigner, Prozessart und Geltungsbereich. Konzernweite und lokale Prozesse sind unterscheidbar, Übersetzungen decken mehrsprachige Standorte ab. - BPMN, Turtle und RASIC
Das Ablaufdiagramm entsteht im System, mit Lanes, Aufgaben, Gateways und Ereignissen, statt als Bild eingefügt zu werden. Die Turtle-Darstellung wird aus den erfassten Prozessschritten erzeugt und ist im Prozessaudit nach VDA 6.3 die erwartete Form. Jeder Schritt trägt Input, Output und die Zuordnung nach RASIC, inklusive Vertretungsregelung. - Zweistufige Freigabe
Prozesse und Dokumente werden erstellt, eingereicht, inhaltlich und danach formal freigegeben. Die inhaltliche Freigabe bestätigt die Fachlichkeit, die formale Freigabe macht die Version gültig. Änderungsart, Änderungsbeschreibung und jede Entscheidung liegen in der Historie. - Lesebestätigung als Nachweis
Bei der Freigabe wird festgelegt, ob die Kenntnisnahme zu bestätigen ist. Bestätigungen werden je Person, Version und Zeitpunkt festgehalten, offene Punkte erscheinen als Aufgabe. Wird auf die Lesebestätigung verzichtet, ist der Verzicht begründet und dokumentiert. - Dokumentenlenkung im selben Modul
Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Fertigungsanweisungen, Methodenbeschreibungen, Leitfäden und Formulare folgen denselben Regeln wie ein Prozess. Jedes Dokument trägt Informationsschutzklasse und Verbindlichkeit, von der Empfehlung bis zur Unterschriftspflicht. Vorlagen sind versioniert und nach der Freigabe gesperrt, so dass nur die gültige Fassung im Umlauf ist. - Kennzahlen am Prozess
Je Prozess werden Kennzahlen mit Zielwert und Vergleichsoperator hinterlegt und Istwerte erfasst. Eine Auswertung zeigt Entwicklung und Zielerreichung. Wer den Prozess liest, sieht, woran er gemessen wird. - Normbezug in beide Richtungen
Prozesse und Dokumente werden Normen auf Kapitelebene zugeordnet. Vom Prozess aus ist erkennbar, welche Anforderungen er erfüllt, von der Norm aus, welcher Prozess ein Kapitel abdeckt. Nicht abgedeckte Kapitel werden sichtbar, bevor sie im Zertifizierungsaudit zur Frage werden. - Modularer Aufbau
Prozesse und Dokumente ist ein Modul der inforum Management Software und arbeitet mit Risikomanagement, Audit und Änderungsmanagement auf einer Datenbasis. Die Plattform lässt sich je nach Bedarf um weitere Module erweitern.
Prozessmodelle in Minuten
KI Assistent OKI modelliert vollständige Prozesse in wenigen Minuten statt Stunden.
Für die Modellierung genügt, was ohnehin vorliegt: eine Prozessbeschreibung als Dokument, ein Visio-Diagramm oder ein Workshop-Protokoll als Freitext. Daraus erzeugt OKI ein Prozessmodell nach BPMN 2.0, einschließlich der Metadaten zu Beschreibung, Geltungsbereich, Zweck und Verantwortlichkeiten. Eine RASIC-Matrix ordnet Rollen und Zuständigkeiten direkt im Modell zu. Der Entwurf geht anschließend in die fachliche Prüfung. Korrekturschleifen laufen iterativ in inforum, und erst nach der Freigabe gilt das Modell produktiv. Aus einer deutschen Beschreibung erzeugt OKI auf Wunsch ein englischsprachiges Modell. Standorte arbeiten damit auf demselben Prozess, ohne dass jemand ihn zweimal modelliert.
Prozessmanagement mit inforum
Eine gültige Version
Kenntnisnahme belegt
Verbesserung aus der Organisation
Häufige Fragen zu Prozess- und Dokumentenmanagement
Welche Funktionen hat eine Prozessmanagement Software?
Eine Prozessmanagement Software beschreibt die Prozesslandschaft eines Unternehmens und hält sie in einer gültigen, freigegebenen Fassung. Dazu gehören Prozesslandkarte, Ablaufdiagramm, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Normbezug. In inforum laufen Prozessbeschreibung und mitgeltende Dokumente in derselben Struktur, mit gemeinsamer Versionierung, zweistufiger Freigabe und dokumentierter Lesebestätigung.
Was bedeutet Dokumentenlenkung nach ISO 9001?
ISO 9001 verlangt in Kapitel 7.5, dass dokumentierte Information geprüft, freigegeben, versioniert, verfügbar und vor unbeabsichtigter Änderung geschützt ist. Entscheidend ist nicht die Ablage, sondern der Nachweis: welche Fassung gilt, wer sie freigegeben hat und wer sie kennt. inforum führt dafür Version, Freigabestufen, Informationsschutzklasse, Verbindlichkeit und Lesebestätigung am Dokument.
Wie funktioniert die Freigabe von Prozessen und Dokumenten?
Der Autor erstellt eine Fassung und reicht sie mit Änderungsart und Änderungsbeschreibung ein. Die inhaltliche Freigabe bestätigt die fachliche Richtigkeit, die formale Freigabe durch die Dokumentenlenkung macht die Version gültig. Dabei wird festgelegt, ob eine Lesebestätigung gefordert wird. Die Historie zeigt, wer wann eingereicht, freigegeben oder abgelehnt hat.
Wie wird die Kenntnisnahme nachgewiesen?
Wird bei der Freigabe eine Lesebestätigung gefordert, erhalten die betroffenen Personen eine Aufforderung und bestätigen die Kenntnisnahme im System. Festgehalten werden Person, Version und Zeitpunkt. Eine Auswertung zeigt den Stand je Prozess und Person, offene Bestätigungen erscheinen als Aufgabe. Wird keine Lesebestätigung gefordert, ist die Begründung dokumentiert.
Was ist ein Turtle-Diagramm und wozu wird es verwendet?
Das Turtle-Diagramm stellt einen Prozess über Input, Output, Beteiligte, eingesetzte Mittel und Messgrößen dar. Im Prozessaudit nach VDA 6.3 ist es die erwartete Darstellungsform. In inforum entsteht die Turtle-Ansicht aus den erfassten Prozessschritten, sie wird nicht separat gezeichnet und bleibt damit immer aktuell.
Wie wird die Normabdeckung ausgewertet?
Prozesse und Dokumente werden Normen auf Kapitelebene zugeordnet. Vom Prozess aus ist erkennbar, welche Anforderungen er erfüllt. Von der Norm aus zeigt die Auswertung, welcher Prozess ein Kapitel abdeckt und welches Kapitel offen ist. Die zweite Blickrichtung ist die, die im Zertifizierungsaudit gestellt wird.
Welche Dokumente lassen sich in inforum lenken?
Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Fertigungsanweisungen, Methodenbeschreibungen, Leitfäden und Vorlagen. Jedes Dokument trägt Dokumentenart, Eigner, Geltungsbereich, Informationsschutzklasse und Verbindlichkeit von der Empfehlung bis zur Unterschriftspflicht. Vorlagen sind versioniert und nach der Freigabe gesperrt.
Wie hängt Prozessmanagement mit den übrigen Modulen zusammen?
Risiken und Chancen je Prozess entstehen mit dem Risikomanagement, Prozessbeschreibung und Turtle dienen im Audit als Prüfgrundlage, Maßnahmen aus 8D-Reports und dem Änderungsmanagement führen zu neuen Prozessversionen. Alle Module arbeiten auf einer Datenbasis, Stammdaten wie Benutzer, Funktionsrollen, Geltungsbereiche und Normen werden einmal gepflegt.
inforum für Ihr Prozessmanagement
Jedes Unternehmen führt seine Prozesse nach eigener Struktur, eigenen Normen und eigenen Freigaberegeln. Deshalb beginnt der Einstieg in inforum mit einem Gespräch, in dem wir uns Zeit für Sie nehmen. Lernen Sie inforum anhand Ihrer Prozesslandkarte, Ihrer Dokumentenstruktur und Ihrer Freigabewege kennen und lassen Sie sich von der ersten Frage bis zur erfolgreichen Implementierung von unserem Team begleiten.
