RFQ-Prozesse optimieren

So werden Lieferantenangebote vergleichbar

Ein RFQ (Request for Quotation) ist eine strukturierte Angebotsanfrage, mit der ein Unternehmen mehrere Lieferanten auffordert, zu einem klar definierten Umfang ein Angebot abzugeben. Der RFQ-Prozess umfasst alle Schritte von der Definition des Anfrageumfangs über die Angebotsabgabe und den Angebotsvergleich bis zur Vergabe. Sein Ergebnis reicht weit über den Preis hinaus. Mit der Vergabe fällt zugleich die Entscheidung, welcher Lieferant ein Teil bemustert und in Serie liefert. Ein gut aufgesetzter RFQ-Prozess schafft deshalb beides: Vergleichbarkeit beim Preis und Sicherheit bei der Qualität.

RFQ, RFI und RFP: Was ist der Unterschied?

RFQ, RFI und RFP sind drei Formen der Lieferantenanfrage. Zusammen werden sie als RFx bezeichnet. Sie unterscheiden sich darin, wie weit der Bedarf bereits festgelegt ist, und folgen in der Beschaffung häufig aufeinander.

RFI (Request for Information)

Ein RFI dient der Markterkundung. Das Unternehmen fragt allgemeine Informationen zu Leistungsfähigkeit, Kapazitäten und Zertifizierungen ab. Auf dieser Basis entsteht eine Vorauswahl geeigneter Lieferanten.

RFP (Request for Proposal)

Ein RFP kommt zum Einsatz, wenn das Ziel feststeht, der Lösungsweg aber noch offen ist. Lieferanten schlagen ein Konzept vor und bepreisen es. Typisch ist das RFP bei komplexen Leistungen, Entwicklungsumfängen oder Dienstleistungen.

RFQ (Request for Quotation)

Ein RFQ setzt eine feststehende Spezifikation voraus. Alle Lieferanten erhalten denselben Umfang mit Teilen, Mengen und Lieferbedingungen und geben dazu ein Angebot ab. Da die Leistung definiert ist, werden die Angebote direkt vergleichbar, und die Entscheidung fällt über Preis, Konditionen und Lieferantenqualität.

Wie läuft ein RFQ-Prozess ab?

Ein RFQ-Prozess verläuft in sechs Phasen, von der Definition des Umfangs bis zur Vergabe. Jede Phase legt die Grundlage für die nächste. Fehlt einer Phase die Struktur, holt man das später im Vergleich nur mit hohem Aufwand nach.

1. Anfrageumfang definieren
   Der Einkauf legt gemeinsam mit der Technik fest, was angefragt wird: Teile mit Spezifikation, Zeichnungen und weiteren Unterlagen sowie die Mengenstaffeln. Staffeln sind entscheidend, weil sich Preisvorteile je nach Abrufmenge verschieben. Ein vollständiger Umfang erspart später Rückfragen und Nachträge.
2. Lieferanten auswählen und einladen
   Eingeladen werden Lieferanten, die für den Umfang qualifiziert sind. Grundlage dafür sind Selbstauskunft, gültige Zertifikate und die bisherige Lieferantenbewertung. Alle Lieferanten erhalten denselben Umfang in derselben Struktur, mit einer verbindlichen Frist für die Abgabe.
3. Angebote einholen
   Die Lieferanten erfassen ihre Angebote je Teil und Staffel, einschließlich Lieferzeit und Konditionen. Rückfragen werden zentral beantwortet, damit alle Anbieter auf demselben Informationsstand bleiben.
4. Angebote vergleichen
   Der Vergleich stellt die Angebote je Teil und Staffel nebeneinander. Erst so wird sichtbar, welcher Anbieter bei welcher Menge tatsächlich günstiger ist. Ebenso fällt auf, wo Positionen fehlen.
5. Verhandeln
   Auf Basis des Vergleichs gehen ausgewählte Angebote in die Verhandlung. Lieferanten bessern nach, und der Vergleich aktualisiert sich mit jedem neuen Stand.
6. Vergeben
   Die Vergabe erfolgt idealerweise je Teil. Bei einem Sourcing über mehrere Teile gehen einzelne Positionen an unterschiedliche Lieferanten. Alle Anbieter erhalten eine Rückmeldung, auch diejenigen ohne Zuschlag. Mit der Vergabe beginnt die Bemusterung, und die Lieferantenbeziehung geht in die Serie über.

Wann sind Lieferantenangebote wirklich vergleichbar?

Angebote sind dann vergleichbar, wenn alle Lieferanten denselben Umfang in derselben Struktur beantworten und der Vergleich auf denselben Daten beruht. In der Praxis hängt das an fünf Punkten:

• Einheitliche Struktur: Lieferanten antworten gern in ihrem eigenen Format, als PDF, Excel oder Freitext. Eine vorgegebene Angebotsstruktur je Teil und Staffel macht die Angebote ohne Übertragungsaufwand nebeneinander lesbar.
• Konsistente Mengenstaffeln: Weicht ein Anbieter von den angefragten Staffeln ab, lässt sich sein Preis nicht mehr direkt einordnen. Verbindliche Staffeln im Anfrageumfang sorgen dafür, dass jeder Preis an derselben Menge gemessen wird.
• Ein Informationsstand für alle: Rückfragen per E-Mail führen schnell dazu, dass Anbieter unterschiedlich informiert sind. Läuft die Kommunikation zentral am Vorgang, kalkulieren alle auf derselben Grundlage.
• Vergleich ohne Medienbruch: Werden Angebote manuell in eine Vergleichstabelle übertragen, entstehen Fehler und konkurrierende Versionen. Ein Vergleich, der direkt aus den erfassten Angeboten entsteht, bleibt aktuell und nachvollziehbar.
• Bewertung je Teil: Ein Gesamtpreis über alle Positionen verdeckt, wo ein Anbieter stark ist. Der Vergleich je Teil zeigt das und ermöglicht eine Vergabe, die jede Position an den passenden Lieferanten gibt.

Preis, Lieferzeit und Konditionen sind damit vergleichbar. Offen bleibt die Frage, ob der günstigste Anbieter auch die Qualität für die Serie liefert.

Warum gehört Lieferantenqualität in die Vergabeentscheidung?

Mit dem Zuschlag fällt die Entscheidung für einen Serienlieferanten, nicht nur für einen Preis. Ob der Lieferant die geforderte Qualität zuverlässig liefert, zeigt sich sonst erst in der Bemusterung oder bei der ersten Reklamation. Belastbar wird die Vergabe deshalb erst, wenn Qualitätsdaten bereits vor dem Zuschlag einfließen.

Drei Informationen sind dafür entscheidend:

• Selbstauskunft: Sie belegt Fähigkeiten, Kapazitäten und Prozesse des Lieferanten und bildet die Grundlage für die Einladung zum RFQ.
• Zertifikate: Gültige Nachweise wie IATF 16949 oder ISO 9001 sind bei Serienlieferanten Voraussetzung. Ein ablaufendes Zertifikat gehört vor die Vergabe auf den Tisch, nicht danach.
• Lieferantenbewertung: Kennzahlen zu Qualität, Termintreue und Zusammenarbeit zeigen, wie sich ein bestehender Lieferant in der Praxis bewährt hat.

Liegen diese Daten im selben System wie der RFQ, entscheiden Einkauf und Supplier Quality auf derselben Grundlage. Der Preisvergleich zeigt, wer am günstigsten anbietet, die Qualitätsdaten zeigen, wer die Serie sicher beliefert. In inforum Lieferantenmanagement laufen Selbstauskunft, Zertifikatsmanagement, Lieferantenbewertung und Bemusterung in einem System zusammen, und der RFQ ist ein Schritt im durchgängigen Lieferantenprozess. Die RFQ-Software von inforum bildet Anfrage, Preisvergleich und Vergabe durchgängig ab.

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